Die Creaholic SA, ansässig in Biel/Bienne, ist eine führende Innovationsfabrik mit 55 Mitarbeitenden. Das Unternehmen bietet Innovationsdienstleistungen in den Bereichen Produktentwicklung, Service Design, Innovationsstrategie, Unternehmenskultur und Startup-Inkubation an.
Mit der Zunahme von Remote-Office-Arbeit und der Notwendigkeit einer besseren kollaborativen Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden, stand Creaholic vor der Herausforderung, den externen Zugriff auf Daten zu optimieren.
Mit einer klaren Vision voran
Ziel des Projekts war es, die Datenorganisation so umzustellen, dass sie leichter zugänglich ist und kollaboratives Arbeiten ermöglicht. Weg von klassischen Filesystemen hin zu einer modernen Datenablage in einem kollaborativen System. Weiterhin sollte die Datenorganisation an die Unternehmensstruktur angepasst und in das bestehende Microsoft-Ökosystem integriert werden.
Gemeinsam die Grundlage schaffen
Das Projekt startete mit einer intensiven Zusammenarbeit zwischen dem Raptus-Team und Creaholic. Die aktuelle Datenstruktur wurde analysiert und neue sowie zukünftige Anforderungen definiert. Dieser Schritt war entscheidend, um massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen des Unternehmens genau entsprechen. Ein starker Fokus lag auf der Projektorganisation, da Creaholic primär innerhalb von Projekten arbeitet.
Aber welches ist das richtige System?
Um die bestmögliche Lösung zu finden, wurde eine umfassende Marktanalyse bestehender Technologien durchgeführt. Die Wahl fiel auf Microsoft SharePoint gegenüber Dropbox und GoogleDrive, da es sich optimal in das bestehende Microsoft-Ökosystem integrieren lässt. Dies ermöglichte nahtlose Arbeitsprozesse und eine verbesserte Zusammenarbeit, beispielsweise durch die gleichzeitige Bearbeitung von Projektbeschreibungen von überall aus und von jedem. Sei es unter Kollegen, mit den Kunden oder sogar mit dem gesamten Team.
Struktur für die Zukunft
Anhand der Projektorganisation von Creaholic und unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur wurde eine neue Datenstruktur definiert und implementiert. Microsoft SharePoint diente als zentrale Datenablage, was eine effiziente und sichere Verwaltung der Daten ermöglichte und perfekt zu den bestehenden Systemen passte. Diese neue Struktur verbesserte die Datenorganisation und förderte die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
Während das Geschäft wächst, steigt auch die Anzahl von Projekten und damit Daten. Die Lösung und Struktur muss mit den steigenden Anforderungen standhalten können.
Sanfter Übergang ohne Unterbrechung
Die bestehenden Daten wurden nahtlos und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs in Microsoft SharePoint übertragen. Dies war besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Arbeit ungestört weiterlief und keine wertvollen Informationen verloren gingen. Die sorgfältige Planung und Durchführung der Datenmigration minimierte Risiken und garantierte einen reibungslosen Übergang.
Wissen teilen und Unterstützung bieten
Nach der Umstellung wurden umfassende Schulungen für die Mitarbeitenden angeboten, um den Umgang mit der neuen Plattform zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Vorteile von Microsoft SharePoint voll ausgeschöpft werden konnten. Darüber hinaus stellte Raptus kontinuierliche Unterstützung bereit, um bei Fragen oder Problemen sofort reagieren zu können. Dies half, die Akzeptanz der neuen Technologie zu erhöhen und den Übergang reibungslos zu gestalten.
Mehrwert durch Innovation
Die neue Datenstruktur ermöglicht ein kollaboratives und nahtloses Arbeiten bei Projekten und alltäglichen Aufgaben, was die Teamarbeit erheblich verbessert hat. Dank Microsoft SharePoint gibt es nun eine einfache und zentrale Übersicht der gesamten Datenstruktur, was den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert und die Effizienz im Arbeitsalltag steigert. Die Einführung von SharePoint erfolgte mit minimaler Unterbrechung der täglichen Arbeit der Creaholic-Mitarbeitenden. Raptus begleitete und unterstützte Creaholic während des gesamten Prozesses und berücksichtigte dabei spezifische Bedürfnisse und Anforderungen.
